Кадровый аудит

Кадровый аудит — это документальная проверка юристом-экспертом по трудовому праву всей кадровой документации фирмы с целью получения конкретных рекомендаций по исправлению существующих документов и составления недостающих.

Услуги юристов КГ ЭТАЛОН

аудит кадровых документов компании на предмет ее соответствия действующему законодательств РФ, а так же внутренним требованиям компании;

исправления выявленных в ходе проведенного кадрового аудита ошибок в документации и подготовку отсутствующих у Доверителя документов;

организация кадрового документооборота во вновь созданных компаниях.

Автор статьи

Маринкина Элла

Опыт более 20 лет

Ведущий юрист

Специализируется на трудовых спорах, защите интересов работодателей, кадровом делопроизводстве и сопровождении увольнений в сложных ситуациях.

Получить консультацию

 

Стоимость аудита кадрового делопроизводства

 

Телефонная консультация юриста по трудовому праву (15+ лет опыта) по конкретизации ситуации/задачи

бесплатно (до 15 мин.)

Получить предложение

Консультация юриста онлайн / в офисе КГ ЭТАЛОН с анализом и правовой оценкой ситуации и устными рекомендациями

от 10 000 руб. / час

Получить предложение

Кадровый аудит

• Правовой аудит Вашей кадровой документации с целью предупреждения рисков и разработка рекомендаций по их минимизации. Предоставление письменного заключения.

4 дня / 240 000 руб. (включая НДС 5%.)

Получить предложение

 

 Ценность привлечения юриста-эксперта по трудовому праву

Большой опыт судебного разрешения трудовых конфликтов.

Понимание степени важности различных трудовых документов.

Актуальные практические знания об ошибках работодателей.

Обеспечение сильной позиции работодателя в конфликтах с сотрудниками.

Опыт сопровождение проверок ГИТ, прокуратуры и военных комиссариатов.

Самые частые проблемы кадрового делопроизводства

Только 5 – 10% организаций имеют в штате специализированных кадровых специалистов;

90-95% фирм скачивают кадровые документы из Интернета и занимается кадровыми документами перегруженная работой бухгалтерия;  

«Всё идёт хорошо» до острого конфликта с сотрудником, при возникновении конфликта выясняется, что кадровые документы неполные и не соответствуют изменившемуся законодательству;

Добросовестные сотрудники копируют поведение недобросовестных и судятся с  работодателем;

При проверке ГИТ фирмы теряют деньги в судах и в виде штрафов;

Кадровую документацию всё равно приходится восстанавливать, но репутацию и деньги уже не вернуть.

Вывод: затраты на подготовку качественных кадровых документов прямо окупаются повышением репутации работодателя и конкурентными преимуществами при подборе сотрудников, косвенно – готовностью к проверками и экономии на штрафах.

Задачи кадрового аудита

Оценка рисков фирмы в случае проверки ГИТ;

Защита интересов работодателя в сфере трудовых отношений;

Выявление потенциально конфликтных зон;

Выявление отсутствующих документов;

Анализ имеющихся документов на соответствие актуальным требованиям законодательства;

Разработка рекомендаций по ведению оптимальной кадровой работы для конкретной фирмы.

Проведение кадрового аудита

• Аудит проводит лично руководитель практики трудового права КГ ЭТАЛОН с 20-летним опытом трудовых судебных споров.
• Место проведения – офис заказчика в Москве.
• Все кадровые документы должны находиться в офисе в день проверки.
• Соблюдается режим конфиденциальности.

Общее время работы юриста – 32 рабочих часа:  

• 8 рабочих часов в офисе заказчика
• 20 рабочих часа в офисе исполнителя
• 4 рабочих часа поддержки сотрудников исполнителя после аудита

Аудит кадрового делопроизводства включает интервью руководства фирмы, кадровых сотрудников, анализ документов, обобщение и изложение выводов проверки в письменном заключении.

 Результат кадрового аудита

1. Письменное заключение c объективной и подробной оценкой состоянии всей кадровой документации фирмы с указанием конкретных проблем.
2. Правовые обоснования выводов со ссылками на нормы права.
3. Практические рекомендации по устранению выявленных нарушений.
4. Поддержка при использовании новых форм документов.
5. Сильная позиция работодателя при конфликтах с недобросовестными сотрудниками и укрепление репутации руководства фирмы.
6. Сильная позиция руководства в судебных трудовых спорах и при проверках по жалобам «обиженных» сотрудников в Государственную трудовую инспекцию, прокуратуру, суд.

Срок подготовки письменного Заключения по результатам аудита кадровых документов оговаривается в каждом конкретном случае. 

Как аудит кадровой документации улучшает работу фирмы

• Объективная экспертная оценка существующей в компании системы кадрового учета позволяет «перезапустить» и актуализировать кадровую работу;
• минимизация рисков, связанных с судебными трудовыми спорами и жалобами «обиженных» работников в Государственную трудовую инспекцию и прокуратуру;
• снижение рисков административных штрафов (в т.ч. за нарушение воинского учёта – до 400000 руб.);
• получение конкретизированного плана по ведению кадрового учёта в Вашей компании – только методичная и правильная подготовка документов позволяет пройти проверку ГИТ и военного комиссариата.

Что понадобится от Доверителя для проведения кадрового аудита

Подготовить к проверке оригиналы следующих кадровых документов:

 Действующие в компании Локальные нормативные акты (ЛНА):

• • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • Положение об антикоррупционной политике;
  • Положение о защите персональных данных работников;
  • Положение о  порядке уничтожения  персональных данных работников;
  • Положение о защите коммерческой тайны (конфиденциальной информации);
  • Положение о командировках;
  • Положение об аттестации работников;
  • Иные действующие в организации ЛНА.

Приказы об утверждении ЛНА;

Штатное расписание (ф. Т-3)/Штатная расстановка;

Документы, оформляющие прием, перевод и увольнение работников:

• • Приказы о приеме на работу работников (если применимо);
  • Личные карточки работника (форма Т-2) (если применимо);
  • Трудовые договоры, включая Генерального директора;
  • Все дополнительные соглашения к трудовым договорам;
  • Должностные инструкции (если применимо);
  • Приказы о переводе работников на другую работу;
  • Приказы об увольнении.

Трудовые книжки;

Письменные согласия работников на перевод на другую работу;

График отпусков;

Приказы о предоставлении отпусков;

Заявления работников о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;

Приказы по основной деятельности, касающиеся прав и обязанностей работников;

Документы по защите персональных данных работников:

• • Приказ об утверждении Положения о защите, хранении, обработке и передаче и Положения о  порядке уничтожения  ПД;
  •  Приказ о создании комиссии по уничтожению персональных данных;
  • Приказы о назначении лица:
    • • • ответственного за работу с трудовыми книжками;
        • имеющего  доступ к персональным данным;
        • о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных;
  • Письменное обязательство работника о неразглашении персональных данных;
  • Письменное согласие на обработку персональных данных;
  • Письменное согласие на передачу персональных данных третьей стороне;
  • Письменное согласие на распространение персональных данных;
  • Письменное  разъяснение субъекту персональных данных последствий отказа предоставить свои персональные данные.

Табели учета рабочего времени;

 Заявления работников об увольнении по собственному желанию;

Договоры о полной материальной ответственности;

Графики сменности;

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий;

Воинский учет:

• • приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе (согласуется с комиссариатом);
  • план работы по ведению воинского учета граждан и бронированию граждан, пребывающих в запасе (согласуется с комиссариатом);
  • журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ;
  • расписки в приеме от граждан документов воинского учета;
  • служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организации;
  • должностная инструкция специалиста, осуществляющего воинский учет в организации.

Документы, подтверждающие прохождения предварительных, и периодических медицинских осмотров;

Книги и журналы учета:

• • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • Приходно-расходная книга по учету бланков  трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу;
  • Книга учета (журнал регистрации) приказов о переводе на другую работу;
  • Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении;
  • Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков;
  • Журнал учета проверок инспектирующих органов.

Удостоверения, подтверждающие прохождение обязательного обучения:

• • по обучению пожарно-техническому минимуму;
  • по обучению по охране труда;
  • по обучению электро-безопасности;
  • обучение ГО и ЧС.