Гайд: как работодателю защитить свои права на программы, создаваемые работниками

В настоящий момент различные программные продукты производятся не только в IT-компаниях, но и в иных организациях, где трудятся программисты. Ими могут разрабатываться различные программы как по заданию работодателя, так и без такового. В таких случаях для работодателя очень важно выявить такие результаты интеллектуальной деятельности (РИД) своих сотрудников, а также озаботиться вопросом оформления прав на разработки.

В гайде мы по шагам разберем, как обеспечить надежное закрепление за работодателем прав на ПО, созданное работниками.

Автор статьи

Миронова Ольга

Закупки

Опыт более 13 лет

Ведущий юрист

Специализируется на защите интеллектуальной собственности, регистрации товарных знаков, антимонопольном праве и представлении интересов клиентов в ФАС.

Получить консультацию

Понятие служебного произведения

Режим служебных произведений подразумевает, что исключительные права на произведение (в широком смысле слова) принадлежат работодателю, если такое произведение было создано в пределах установленных для работника (автора) трудовых обязанностей.

Таким образом, необходимо выполнение одновременно двух условий:

1) наличие трудовых отношений между автором и работодателем на момент разработки ПО;

2) создание программы в рамках трудовой функции работника.

Подробнее читайте в статье: Права работодателя на служебное произведение

На первый взгляд всё просто: с разработчиком оформлен трудовой договор, в котором указано, что в обязанности входит разработка ПО. Значит, «автоматически активируется» режим служебных произведений. Но на практике работник часто заявляет, что разработанное ПО создано не по заданию работодателя, вне его трудовой функции и в нерабочее время. В результате возникают сложные споры, кто же является действительным правообладателем.

В действительности создание условий для перехода исключительных прав к работодателю на созданные работниками программы требует комплексного подхода. В рамках такого подхода необходимо не только правильно оформить трудовые отношения, но и разработать комплект локальных актов, а также внедрить в компании систему отслеживания и учета создаваемых работниками творческих объектов.

Шаг 1. Аудит текущих процессов

• Осуществите поиск уже созданных программных разработок, выявите все разрабатываемые в настоящий момент продукты.
• Проанализируйте положения трудовых договоров (включая все соглашения к ним) и должностные инструкции (при наличии).
• Проверьте, есть ли в компании локальные акты, которые регламентируют создание служебных произведений.
• Уточните, как выстроен процесс создания программ: как работнику поручается разработка, как оформляется результат, вносятся ли данные о созданном объекте куда-то.

Это основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при первичном аудите. Далее подробно рассмотрим различные варианты устранения недостатков по каждому пункту.

Шаг 2. Оценка оформления трудовых отношений

1. Трудовой договор

Он является основным документом, который закрепляет факт возникновения трудовых отношений между работодателем и автором. В нем должны быть указаны трудовые обязанности работника, в том числе, например:

• написание исходного кода компьютерных программ на определенном языке программирования (или без конкретизации языка программирования);
• внесение изменений в программу по результатам отладки и тестирования;
• подготовка сопроводительной документации к программе.

При этом более детальное и подробное описание обязанностей целесообразно закрепить в должностной инструкции. Судебная практика исходит из необходимости четкого описания трудовых обязанностей для определения того, является ли произведение служебным или нет.

В трудовом договоре рекомендуем указать:

• принадлежность работодателю прав на созданные в рамках трудовых обязанностей объекты интеллектуальной собственности,
• право работодателя на опубликование и внесение изменений в такие объекты без согласия работника,
• право работодателя на анонимное использование таких объектов без указания имени автора,
• порядок выплаты и размер вознаграждения автора за создание произведения (должно быть предусмотрено отдельно от зарплаты).

Если трудовой договор с работником не был заключен, это не исключает само по себе служебный характер произведений. Трудовое законодательство РФ закрепляет правило: фактическое допущение к работе с ведома или по поручению работодателя также является основанием для возникновения трудовых отношений, даже если формально трудовой договор не был подписан. Но такая ситуация создает для компании-работодателя существенные риски и сложность в доказывании служебного характера созданных произведений.

2. Должностная инструкция

В данном документе следует максимально развернуто описать трудовые обязанности программиста. Если сложно сформулировать самостоятельно, то можно обратиться к утвержденным Минтруда профессиональным стандартам.

При этом необходимо учитывать функционал конкретной должности. Например, задачи и обязанности фронтед-разработчика сильно отличаются от задач и обязанностей DevOps-инженера.

Шаг 3. Анализ или разработка локальных актов

1. Рекомендуем разработать Положение о служебных произведениях или подобный локальный акт работодателя, в котором детально регламентировать все вопросы, связанные с такими разработками:

• что признается результатами интеллектуальной деятельности – служебными произведениями;
• какой порядок инициирования такой работы (как работодатель дает поручение, может ли работник сам инициировать создание ПО и как в таком случае он уведомит работодателя о своей идее);
• какой порядок взаимодействия сторон в рамках деятельности по разработке (например, порядок согласований по электронной почте или постановки задачи и отслеживания прогресса с использованием специальных таск-трекеров);
• порядок перехода исключительного права работодателю;
• вопросы выплаты авторского вознаграждения;
• фиксация результата работы или внесения полученного результата интеллектуальной деятельности в репозиторий / специальный внутренний реестр созданных объектов интеллектуальной собственности.

Указанный перечень не является исчерпывающим. Чем подробнее Вы опишите детали с опорой на реально существующие процессы, тем ниже риск появления непонимания со стороны работников и выше шансы отстоять свои интересы в судебном разбирательстве.

2. Также полезным и важным является включение разрабатываемых ПО в режим коммерческой тайны компании. Для этого необходимо разработать Положение о коммерческой тайне. Если Положение уже есть, стоит внести в перечень программы, созданные работниками в пределах должностных обязанностей.

Режим коммерческой тайны в отношении разрабатываемых компьютерных программ позволит:

• сохранить Ваши разработки в тайне и закрепить их ценность в силу неизвестности другим лицам;
• установить ответственность за разглашение сведений (исходного кода, иных составляющих программы);
• избежать «возвращения» исключительного права от работодателя работнику спустя 3 года, если работодатель не использовал ПО (в этом случае будет действовать исключение – Вы приняли решение о сохранении разработки в тайне).

Кроме того, целесообразно подписать с сотрудниками NDA (соглашение о неразглашении).

Подробнее о режиме коммерческой тайны: Защита коммерческой тайны

Шаг 4. Подготовка иных документов

В отношении ценных компьютерных программ, которые предполагается коммерциализировать в будущем, рекомендуем выдавать служебное задание на их разработку и подписывать с разработчиком акт приема-передачи исключительных прав.

В служебном задании рекомендуем указать общее описание того результата, который необходимо создать, описание команды разработчиков и их ролей. В идеале служебное задание должно быть составлено таким образом, чтобы впоследствии можно было установить однозначное соответствие между описанием программы в служебном задании и в итоге созданной программой.

В акте приема-передачи укажите, что работнику выплачено вознаграждение за создание программы и переход исключительных прав к работодателю.

По общему правилу эти документы не являются обязательными, но целесообразно их оформлять для обеспечения дополнительной защиты Ваших прав. В Ваших интересах предпринять все разумные и достаточные меры для своей защиты.

Шаг 5. Сохранение данных

Рекомендуем еще на этапе разработки задуматься о формировании доказательственной базы о принадлежности работодателю прав на созданные разработки. Для этого сохраняйте:

• трудовые договоры с разработчиками (со всеми соглашениями к нему);
• должностные инструкции IT-специалистов, принимающих участие в разработке ПО;
• подписанные NDA;
• переписку, скриншоты взаимодействий в CRM-системах / таск-трекерах / иных сервисах, фиксирующих ваше взаимодействие с разработчиками в рамках работы над программой;
• промежуточные версии ПО и отчеты о выполнении отдельных этапов работ – при наличии.

Кроме того, на отдельных этапах работ может быть принято решение о закреплении авторства на промежуточную версию программы (в виде MVP, например) или её часть. В частности, это можно сделать посредством цифрового депонирования.

Мы постарались кратко изложить основные шаги для выстраивания системы защиты прав работодателя на создаваемые работниками программы. Данный процесс, как отмечалось выше, носит комплексный характер и нуждается в тщательном анализе текущих процессов и отражения их в документах.

Если Вы столкнулись со сложностями в этом процессе, юристы Практики защиты интеллектуальной собственности КГ ЭТАЛОН будут рады Вам помочь организовать надежную защиту исключительных прав.