Организация кадрового делопроизводства

Работа с персоналом – это совокупность принципов и методов управления кадрами рабочих и служащих на предприятии и в организации. Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства.

Кроме того, именно руководитель несет персональную ответственность за соблюдение трудового законодательства и правильное оформление кадровой документации, необходимое для начисления пенсии.  

Почему пробелы в трудовых документах – проблема для работодателя?

Агрессивные и при этом образованные сотрудники пишут жалобы в трудовую инспекцию, прокуратуру и угрожают работодателю. 

Ошибки, допускаемые работодателями в процессе документального оформления отношений со своим персоналом, встречаются почти в каждой фирме – законодательство слишком сложное и запутанное. Это проблема, т.к. суд учитывает при рассмотрении таких дел в первую очередь документы.

Наиболее частые ошибки работодателя:

• отсутствие в организации локально-нормативных актов, устанавливающих обязательный к соблюдению работниками порядок осуществления должностных обязанностей: правил внутреннего трудового распорядка, положения об аттестации работников с целью установления их соответствия занимаемой должности, положения о соблюдении коммерческой тайны, положения о нормах поведения и деловой этики и др.;

• отсутствие в организации квалифицированного сотрудника или привлеченного внешнего специалиста, ответственного за ведение кадрового делопроизводства;

• отсутствие чёткой документальной фиксации должностных обязанностей каждой категории работников (работник в случае конфликта не соблюдает устные договоренности с работодателем, не закрепленные на официальном уровне);

• отсутствие в организации системы предоставления работниками (особенно дистанционными) отчетности о проделанной ими работе, содержащих указание на затраченное время и достигнутые результаты.

Если сотрудник обратится с письменной жалобой в Государственную Инспекцию Труда (ГИТ) – в компанию придет проверка, и избежать штрафов будет крайне тяжело.

Услуги юристов КГ ЭТАЛОН 

Юристы КГ ЭТАЛОН предлагают услуги по организации кадрового документооборота во вновь созданных компаниях, а так же восстановление учета за несколько прошедших лет с привязкой к осуществленным ранее бухгалтерским проводкам.

Кадровой документации:

• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1, форма № Т-1а);
• личная карточка работника (форма № Т-2, форма № Т-2ГС);
• штатное расписание (форма Т-3);
• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5, форма № Т-5а);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6, форма № Т-6а);
• график отпусков (форма № Т-7);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8, форма № Т-8а);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9, форма № Т-9а);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11, форма № Т-11а);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• личные заявления работников предприятия;
• докладные записки;
• акты.

Разработка вышеперечисленных документов, как по форме, так и по содержанию обычно вызывает определенные трудности даже у опытных “кадровикав”.

Обратившись к нам, Вы воспользуетесь 20 летним опытом разработки кадровой документации, сопровождения проверок ГИТ и судебных разбирательств с работниками.  Юристы владеют не только знаниями трудового законодательства, но и правоприменительной практики.

Также оказываем помощь в составлении: 

Организационных документов:

• Положения о персонале;
• Положения о кадровой службе;
• Правил внутреннего трудового распорядка;
• Типовых должностных инструкций работников.

Распорядительных документов (образцы типовых приказов)

• Приказы и распоряжения по вопросам совершенствования работы с кадрами;
• Приказы и распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров (прием, перевод, перемещение и увольнение работников, предоставление отпусков, командирование);

Учетных документов

1. Личные карточки сотрудников (форма Т-2);
2. Личные дела сотрудников, которые представляют собой папку с документами:

• Анкета (личный листок и дополнение к нему);
• Личное заявление о приеме / увольнении на работу; 
• Копия приказа о приеме / увольнении на работу;
• Трудовой договор (контракт);
• Все последующие копии приказов о перемещениях, переводах, командировках,   отпусках и др., касающиеся данного сотрудника;
• Договор о полной индивидуальной и коллективной материальной   ответственности (если сотрудник материально ответственное лицо).

4. Книга регистрации приказов по кадрам;
5. Трудовые книжки сотрудников;
6. Книга учета трудовых книжек.

Реализованные проекты

Организовали в IT компании кадровое делопроизводство.

В КГ ЭТАЛОН обратился Доверитель по вопросу юридического сопровождения процедуры расторжения трудовых договоров с двумя работниками. Доверитель пошел на это, потому что эти работники похитили объект интеллектуальной собственности у клиента компании, чему у Доверителя не было в наличии формальных доказательств, но послужило причиной утратой доверия к работникам. Учитывая обстоятельство отсутствия доказательств,... Читать далее

Снизили в Мосгорсуде штраф по проверке ФМС на 2,25 млн

На территории Доверителя при проведении проверки ОУФМС России СВАО по г. Москве, были задержаны иностранные граждане, не имеющие разрешений на работу на территории РФ. Эти граждане не являлись сотрудниками Доверителя, а осуществляли услуги по договору аутсорсинга. Копии их разрешений на работу оказались поддельными. ООО, представляющее свой персонал по договору аутсорсинга, отстранилось от решения данной... Читать далее

Защитили оптовую фирму от претензий главного бухгалтера на 11 млн руб.

Юристы КГ ЭТАЛОН в Измайловском суде г. Москвы представили интересы работодателя по предъявленному к нему бывшим Главным бухгалтером иску о взыскании компенсации при увольнении в размере 11 млн рублей. Получив на руки копию искового заявления бывшего работника, Генеральный директор узнал о том, что прежде собственноручно подписал дополнительное соглашение к трудовому... Читать далее

Все проекты

Стоимость услуг 

Позвоните нам по телефону горячей линии 8 (495) 509-41-19

Заполните заявку на консультацию

Напишите электронное письмо на адрес [email protected]

Профессиональный юрист проанализирует Вашу ситуацию и предложит решение Вашей проблемы.